英語のビジネスメールの書き方

意味は同じでもビジネスメールでは「直接性」を一段階ぼかすのが英語の作法となります。

整理して説明します。

① 2つの文の違い（ニュアンス）

ストレート（意味は通じる）

Can you send me an electronic copy of the contract document?

• 文法的に正しい

• 会話・社内・親しい取引先ならOK

• ただし外部向けだと少し命令っぽく響くことがあります。

 ビジネス向け（間接的で丁寧）

It would be appreciated if you could send me an electronic copy of the contract document.

• 主語を you → it にして圧を下げている

• 「してもらえると助かります」という婉曲表現

• 定番中の定番

英語ビジネスでは “you” を主語にしない＝礼儀

という感覚です。

② よく使われる丁寧表現のバリエーション

全部「送ってください」ですが、圧の弱さが違うだけです。

丁寧だが自然（おすすめ）

• Could you please send me an electronic copy of the contract?

• Would you mind sending me an electronic copy of the contract?

かなりフォーマル

• It would be appreciated if you could provide an electronic copy of the contract.

• We would appreciate it if you could provide…

さらに事務的・公的

• Please provide an electronic copy of the contract document.

  （※命令文だがビジネスでは許容）

③ なぜ “Would / Could / It would be appreciated” を使うのか

英語圏では：

• Can you～？ → 能力を聞いている形（できるか？）

• Could you～？ → 仮定法でワンクッション

• It would be appreciated if… →

  誰が感謝するかをぼかして「個人感情」を消しています。

つまり

依頼＝命令にならないように文法で調整しているんです。

④ 実務で一番よく使われる自然文（超安全）

正直、現場ではこれが一番多いです。

Could you please send me an electronic copy of the contract?

堅すぎず、失礼でもありません。

英語を使った仕事をする場合は単に文法が正しいかだけではなく相手に失礼となっていないか、そういうところまで気を配る必要がありますね。